Como priorizar tarefas

Já teve aquela sensação de estar no meio de um caos absoluto devido à quantidade enorme de tarefas e coisas a fazer ? Quem nunca, não é ?

Não basta saber quais as tarefas que têm de ser feitas, é preciso analisá-las. Um processo que deve ser simples e prático. Tendo isso em mente, neste artigo vou dar algumas dicas de como deve priorizar as suas tarefas na Gestão de Projectos, para isso continue a ler.

Já ouviu falar da Matriz de Eisenhower ? A Matriz de Eisenhower funciona como uma estrutura, que nos permite visualizar quais são as nossas reais prioridades, de acordo com a urgência de cada tarefa.

Também conhecida como a Matriz Urgente x Importante, este método ajuda a definir o que é realmente preciso fazer primeiro e o que se pode fazer depois.

Parece complicado ? Mas não é, na verdade é muito simples.

A ideia é que todas as tarefas sejam distribuídas em quatro quadros com dois eixos. Mas para perceber melhor este método, é importante entender o conceito de importante e urgente.

Importante x Urgente 

As tarefas urgentes normalmente implicam prazos para a execução e são de extrema importância. Importante é algo crítico, que precisa de atenção, mas não é algo que precisa de ser feito no momento.

Por vezes, estes dois conceitos misturam-se porque ambos remetem rapidez na acção necessária.

  • As tarefas que pertencem ao primeiro quadro de Eisenhower, normalmente são consideradas como urgentes e importantes, que precisam de ser feitas naquele momento com urgência.
  • No segundo quadrado, temos as tarefas que são importantes, mas não são urgentes e podem esperar mais um pouco para serem executadas.
  • O terceiro, pertence às tarefas urgentes mas que não são importantes, normalmente consideradas como as interrupções. E por vezes, é neste quadro que podemos delegar ou pedir ajuda na execução da tarefa.
  • O último quadro são consideradas as distracções, como: permanecer nas redes sociais por horas, ver televisão, etc.

Resumindo, ao usar a Matriz de Eisenhower, as tarefas que são ao mesmo tempo Importantes e Urgentes devem receber o seu foco.

As tarefas que não são importantes nem urgentes devem ser deixadas de lado. Tendo em atenção, que é sempre necessário existir equilíbrio entre elas.

Definir prioridades

Como Priorizar Tarefas

A partir do momento que começa a definir o que é urgente, consegue estabelecer prioridades e definir a ordem com que devem ser realizadas. Este é o primeiro passo para obter uma boa gestão do tempo e organização para todas as áreas da sua vida.

Um bom planeamento mensal ou diário, é capaz de nos poupar muito tempo e de nos fornecer mais produtividade pessoal e profissional.

Tenho um desafio para si, construa a sua própria matriz. Tire algum tempo do seu dia para reflectir sobre todas as áreas de foco da sua vida e organize-as na matriz.

Este exercício vai minimizar algum do stress que tem sentido e vai definir de todas as tarefas, o que realmente precisa de fazer já. Estabeleça metas de sucesso e faça um planeamento diário, tendo em conta esta Matriz. Eu utilizo muito este método no meu quotidiano, seja na minha vida pessoal ou profissional.

Aliás eu tenho mesmo o hábito de todos os dias, escrever pelo menos as minhas três ou quatro prioridades para aquele dia, ou então para aquela manhã ou tarde.

Como última dica, recomendo que tente iniciar o seu dia pela tarefa mais difícil, aquela que exige mais de si. Mark Twain, um famoso escritor norte-americano, uma vez escreveu que “se é o seu trabalho comer um sapo, é melhor que seja a primeira coisa a fazer pela manhã. E se o seu trabalho é comer dois sapos, é melhor comer primeiro o maior deles.” Brian Tracy fala sobre isto no livro “Eat that Frog : 21 Great Ways to Stop Procastinating”.

Cada vez mais o nosso tempo é precioso ! Seja ele no trabalho, com a nossa família, amigos, lazer, etc. É preciso saber aproveitá-lo e sobretudo desfrutar da melhor forma possível a nossa vida.

Saber como priorizar as nossas tarefas, acaba por ser uma prioridade, certo ? 😃

Espero que tenham gostado das dicas e que consigam aplicá-las na vossa rotina. Qualquer dúvida, já sabem que me podem sempre enviar email ou deixar o vosso comentário acerca deste assunto, que eu tentarei responder o mais breve possível.

 

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