A minha opinião sobre o GTD Creative Focus

Sempre procurei ser uma pessoa organizada e desde cedo que busco encontrar ferramentas que me ajudem a organizar e a gerir o meu tempo. Aprendiz do método Getting Things Done (GTD), criado pelo David Allen, compartilho neste artigo a minha opinião sobre este sistema de organização e produtividade, e no que ele consiste.

Conheci o método GTD através do Vida Organizada, um blog escrito e muito bem, pela brasileira Thaís Godinho. Confesso que fiquei impressionada pela forma apaixonada com que ela descrevia este sistema e como esta experiência tornava a vida dela mais simples e produtiva.

Cheguei a ser uma das primeiras pessoas a ler o livro “Vida Organizada” da Thaís Godinho, em Portugal e no meu antigo blog, cheguei a fazer uma review sobre ele. Identifiquei-me muito com aquilo que ela dizia e comecei a aprofundar mais o método.

Mas, afinal o que é o método GTD ?

A metodologia Getting Things Done (GTD) é um método de organização e produtividade amplamente testado e extremamente completo, criado pelo David Allen.

O GTD é uma abordagem “bottom-up” à produtividade, o método fornece um sistema que tem como principal objectivo esclarecer pensamentos, tomar decisões e armazenar informações importantes de fácil acesso.

Mais do que apenas uma ferramenta para gerir tarefas e projectos, o GTD preocupa-se também em libertar o nosso inconsciente de preocupações diárias, que acabam por nos trazer alguma ansiedade.

Segundo o David Allen, existem alguns princípios fundamentais para aplicar o GTD correctamente:

Princípio 1 : A nossa mente não foi feita para armazenar informações

A primeira grande ideia defendida no GTD, é que a nossa cabeça não deve ser utilizada para manter informações.

O David Allen defende que, o motivo de nos sentirmos muitas vezes sobrecarregados, reside em utilizarmos toda a nossa energia criativa para lidar com diferentes problemas como: recordar o que precisamos de fazer, fazer coisas que não são prioridade, etc.

A sua mente é para ter ideias, e não para mantê-las.

– David Allen

É muito importante, aplicarmos o hábito de esvaziarmos a nossa mente. Assim, damos oportunidade para que novas ideias possam surgir.

Para mim, esta é uma questão fundamental. Trabalho muito com criatividade, desenvolvo muitos conteúdos diariamente e preciso de libertar a minha mente de todas as ideias e pensamentos que vão surgindo, assim como tarefas diárias.

Princípio 2: Mente como a água

O GTD baseia-se bastante no conceito chamado Mind Like Water – mente clara como água.

Pensamos constantemente em coisas que precisam de ser feitas e muitas vezes, não nos concentramos em cada tarefa em específico. Provavelmente e neste momento ao ler o meu artigo, o seu inconsciente está a pensar no que vai comer ou fazer de seguida. É automático e por vezes, difícil de controlar.

A analogia da água é muito interessante, porque nem sempre a água está calma, assim como a nossa vida. É normal que existam estes pensamentos e imprevistos mas, a proposta do GTD é que através deste sistema, a nossa mente tenha paz e consiga sobretudo processar toda a informação que chega até nós.

Princípio 3: Lidar com acordos internos

Como já referi antes, o David Allen, propõe a lidarmos com todas as nossas ideias e projectos, retirando-os da nossa mente.

Assim vamos conseguir lidar com estes dados de forma real e processar o que fazer com essa informação. Acreditem que coisas simples como pensar “preciso de ir fazer exames médicos”, às vezes, por não processarmos essa informação, acabamos por esquecer ou por adiar constantemente a execução.

Princípio 4: Perspectiva ampla vs Detalhes práticos

Quem nunca pensou “Um dia faço…”, “Um dia tenho…”, etc. ? É verdade, todos nós temos alguns pensamentos sobre os nossos objetivos mais amplos, de curto e longo prazo, coisas que queremos realizar daqui a 5, 10, 20 anos e que simplesmente por circunstâncias da própria vida continuamos a adiar.

Mas, agora pergunto. Será mesmo circunstância da própria vida? Ou falta de organização? Vamos ser sinceros, às vezes simplesmente damos prioridades a outras coisas.

A maior parte das pessoas envolve-se muito com as questões diárias e sim, isso continua a ser muito importante. Também devemos de ter foco no momento presente. Mas, cuidado, não podemos limitar a nossa visão ampla, porque é essa visão, que nos pode levar mais longe e a realizar tudo aquilo que queremos realizar na nossa vida.

O GTD além de ser um sistema fantástico para realizar tarefas diárias e semanais, também nos disponibiliza várias ferramentas, para uma visão mais ampla do que queremos alcançar no futuro.

Resumindo, estes são os princípios básicos que o David Allen, expõe no livro do GTD. Após isto, o autor desenvolveu um fluxo de trabalho com os cinco passos essenciais que devem ser implementados no uso do sistema GTD:

1 º Passo – Capturar

O que o David Allen propõe é começar por esvaziar a nossa mente, através da captura de todas as nossas ideias. Posteriormente, devemos passar essa informação para uma caixa de entrada que pode ser física ou digital, como o papel, computador, smartphone, etc.

2º Passo – Esclarecer

O próximo passo na metodologia é esclarecer o que deve ser feito com cada um dos itens que foram capturados. Independentemente de ser uma ideia, um post-it, um artigo, ou qualquer outra coisa.

O David Allen, disponibiliza no seu livro um fluxo que deve ser seguido para esclarecer estes itens.

GTD_FLUXO

3º Passo – Organizar

Não existem formas certas e erradas de organização no GTD. Existe sim, uma metodologia de processos e passos a seguir, mas a forma como pode ser organizada essa informação, depende de cada pessoa.

Como eu aprendi o método GTD pela Thais Godinho, eu sigo um pouco a mesma filosofia que ela, tendo em atenção que eu implemento com os contextos da minha própria vida. Contudo, existem muitos exemplos pela internet, de vários utilizadores do GTD, é uma questão de conferir quais as ferramentas que se aplicam melhor a vocês e na vossa rotina diária.

4º Passo – Rever

Este é um passo importante onde revemos e planeamos as nossas prioridades. Trata-se de uma revisão de todo o nosso sistema, tarefas, acções, etc. Podemos fazer esta revisão em diferentes intervalos de tempo: revisão diária, semanal, mensal, quinzenal, etc. Vai de acordo com a nossa disponibilidade também.

Contudo e de acordo com o David Allen, se não fizermos pelo menos uma revisão semanal, não estamos a praticar o GTD.

5º Passo – Fazer

A Thaís refere esta fase como “executar com significado” e eu não poderia estar mais de acordo. O sistema GTD para ser eficiente, é preciso adaptá-lo à nossa realidade.

É a certeza que, depois de termos seguido todos os passos dados anteriormente, estamos a realizar a tarefa mais importante e que temos o controlo sobre todas as outras, porque definimos prioridades.

Como utilizo o GTD ?

A implementação do GTD, assim como qualquer outro método de organização e produtividade, pode tornar-se algo complicado no início.

Acho que a minha maior dificuldade na sua implementação, reside no esclarecimento do que vamos fazer com a informação que capturamos. Nem sempre tomo a melhor decisão, por vezes acho que posso lidar com aquela informação em dois minutos e acabo por demorar mais tempo.

Mas é normal, é um processo que leva algum tempo, a própria Thaís menciona nos seus vídeos que demorou alguns anos para implementar completamente o método. A verdade, é que logo no início e pelo menos, eu falo por mim, sentimos uma enorme diferença na nossa vida, na nossa mente e na capacidade de lidar com diferentes situações.

Sinto que não me esqueço tanto das coisas e que consigo dar mais atenção a outras. É uma diferença brutal e que me faz sentir mais leve, com capacidade para responder a mais desafios. O importante é tornar os passos que mencionei em cima um hábito e por isso, a revisão do sistema é um passo muito importante.

Gosto de simplificar e o método GTD pode tornar-se complicado para quem gosta de planear. Lembrem-se que o objectivo é “fazer acontecer”, por isso simplifiquem.

Para aplicar o método, utilizo o Google Calendário, para compromissos com data (adoro a opção de adicionar várias agendas, para os diferentes assuntos), o Evernote para toda a minha organização pessoal GTD e o Trello, ferramenta que utilizo no trabalho e para gerir o blog.

Posso depois abordar mais o meu sistema, mas para já e para quem tem curiosidade, aconselho a ler a fonte principal que é o livro Getting Things Done (GTD) do David Allen e depois explorar o site e os vídeos da Thaís Godinho, que tem muita informação importante e boa sobre o tema.

Estou muito entusiasmada e feliz porque consigo já sentir algumas diferenças na minha vida. Existem outros métodos que irei mencionar por aqui, contudo achei importante começar por aquele que eu tenho adoptado na minha vida.

E vocês, que método de organização utilizam ? O que acharam do artigo ? Já conheciam o método GTD ? Qual é a vossa opinião ? Partilhem comigo a vossa experiência e se tiverem dúvidas, entrem em contacto comigo.

♥ Adriana

 

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